Не рискуйте блокировкой: определите соответствующие и несоответствующие требованиям списки контактов

На этой странице приводятся конкретные примеры соответствующих требованиям, несоответствующих требованиям и пограничных списков, а также рекомендации по лучшим практикам, которые помогут вашим рассылкам соблюдать правила согласия и стандарты доставляемости.

С помощью этих советов вы сможете:

• защитить репутацию отправителя;
• повысить показатели открываемости и вовлеченности;
• снизить риск жалоб или блокировок.

I. Примеры соответствующих списков (которые следуют лучшим практикам)

1. Контакты, которые добровольно заполнили форму подписки на вашем сайте

Контакты, которые добровольно указали свой адрес электронной почты через понятную форму, являются наиболее надежной и безопасной основой для ваших маркетинговых кампаний. Эти подписчики дали явное согласие получать ваши письма, что значительно снижает риск жалоб на спам и защищает вашу репутацию отправителя.

Основные характеристики этих контактов:

a. Добровольное и понятное согласие

• Подписчик точно знает, на что он подписывается: рассылка, бесплатное руководство, эксклюзивный контент, промо‑предложения и т.д.
• Адрес электронной почты собирается через явную форму, где пользователь понимает, что будет получать маркетинговые письма.

b. Юридическая безопасность и соответствие

• Такой тип согласия соответствует требованиям GDPR и лучшим практикам email‑маркетинга.
• Вы можете отправлять маркетинговые письма с полной уверенностью, не опасаясь, что ваши сообщения будут помечены как спам.

c. Конкретные примеры

• Посетитель заполняет форму для скачивания бесплатного руководства и ставит галочку: «Да, я хочу получать новостную рассылку и эксклюзивные советы».
• Покупатель приобретает товар и ставит галочку: «Я хочу получать новости и специальные предложения».

Основное преимущество: такие контакты с большей вероятностью откроют ваши письма, перейдут по ссылкам и взаимодействуют с вашим контентом. Это улучшает ваши показатели вовлеченности и общую доставляемость кампаний.

Совет: всегда включайте флажок «Я хочу получать ваши письма» и ссылку на вашу политику конфиденциальности в ваши страницы с формами подписки.

2. Контакты, которые явно отметили поле для получения вашей рассылки во время покупки

Даже если подписка на вашу рассылку происходит в процессе оформления заказа, крайне важно, чтобы согласие было добровольным и явно обозначенным. Сам факт, что клиент указал адрес электронной почты при оформлении заказа, недостаточен: он должен понимать, что соглашается получать ваши маркетинговые сообщения.

Ключевые моменты:

a. Добровольное и активное действие

• Флажок для подписки на рассылку или получения предложений должен быть по умолчанию не отмечен.
• Подписчик должен совершить четкое и намеренное действие, например, поставить галочку, чтобы подтвердить своё согласие.

b. Понятная и однозначная формулировка

• Используйте точный текст, указывающий, что именно получит контакт: советы, промоакции, рассылки, эксклюзивные руководства и т.д.

Пример: «Да, я хочу получать новости, советы и эксклюзивные предложения по электронной почте.»

c. Преимущество: защита от спама

• Ясное и добровольное согласие гарантирует, что ваши письма не будут помечаться как спам подписчиками или интернет‑провайдерами.
• Это также защищает вашу репутацию отправителя и улучшает доставляемость кампаний.

d. Подтверждение согласия

• Сохраняйте запись о согласии: отметку времени, страницу подтверждения и точный текст согласия.
• Это подтверждение необходимо для соблюдения GDPR или для ответа на юридический запрос или аудит по маркетингу.

Совет: интегрируйте поле подписки так, чтобы оно было видимым и отличимым в процессе оформления заказа, с понятной и точной формулировкой. Избегайте неоднозначных формулировок или заранее отмеченных полей, чтобы обеспечить действительное, защищаемое согласие.

3. Посетители мероприятий, которые подписали форму с полем «Я хочу получать ваши письма»

Контакты также могут подписываться на ваши сообщения оффлайн, например во время мероприятия, выставки, посещения магазина или по телефону. Такие подписки являются действительными, если согласие было ясным и добровольным, а контакт точно понимает, на что он подписывается.

Ключевые моменты для оффлайн‑подписок:

a. Ясность согласия

• Чётко объясните, что получит контакт: рассылки, специальные предложения, приглашения на мероприятия, руководства или эксклюзивный контент.
• Избегайте неопределённых формулировок, которые могут быть истолкованы как сбор нежелательной почты.

b. Добровольное действие

• Контакт должен совершить явное действие для подтверждения согласия, например:
  • отметить поле в бумажной или цифровой форме;
  • подписать документ или предоставить свой адрес электронной почты после получения информации о рассылках.

c. Фиксация согласия

• Сохраняйте запись о согласии, включая дату, контекст (мероприятие, точка продажи, звонок) и точный текст согласия.
• Это подтверждение необходимо, чтобы обосновать соответствие GDPR и доказать, что маркетинговые письма были разрешены добровольно.

d. Основное преимущество

• Ясные и добровольные оффлайн‑подписки помогают построить надежную базу контактов, снижая риск жалоб на спам и улучшая общую доставляемость кампаний.

Совет: во время оффлайн‑мероприятий или взаимодействий используйте стандартизированную форму, чётко указывающую цель писем, и убедитесь, что контакт явно понимает и соглашается получать ваши сообщения.

Старайтесь сохранять доказательства (фотографию формы, скан или запись в базе данных), чтобы при необходимости подтвердить согласие.

4. Существующие клиенты, получающие транзакционные письма (изменения аккаунта, подтверждения заказов, и т.д.)

a. Транзакционные письма — это сообщения, отправляемые в рамках транзакции или прямых отношений с контактом. Они приемлемы, даже если контакт явно не давал маркетинговое согласие, поскольку требуются для функционирования сервиса или деловых отношений.

Примеры транзакционных писем:

• квитанции и подтверждения заказа;
• уведомления о доставке или отслеживании посылки;
• оповещения безопасности или изменения пароля;
• напоминания о встречах или важная информация, связанная с обслуживанием.

Важно: отличие от маркетинга

• Если вы хотите добавить рекламный контент в такие письма (например, специальные предложения, рекомендации товаров, акции), необходимо отдельно получить явное маркетинговое согласие.
• Смешивание транзакционного и маркетингового контента без согласия может восприниматься как спам и навредить вашей репутации отправителя.

Совет: создавайте отдельные шаблоны для транзакционных и маркетинговых писем.

• Транзакционные письма должны ограничиваться информацией, необходимой для сервиса или транзакции.
• Всегда добавляйте ясную возможность подписаться на маркетинговые рассылки, если вы хотите включать промо‑материалы в ваши письма, например через флажок или ссылку на подписку в квитанции или подтверждении.

II. Примеры несоответствующих списков

1. Купленные или арендованные у внешнего поставщика списки контактов

Некоторые списки контактов, доступные для покупки или предоставляемые третьими сторонами, могут показаться заманчивыми, но они представляют серьёзный риск для вашего email‑маркетинга.

a. Характеристики контактов без согласия:

• Люди в таких списках никогда не давали явного согласия на получение ваших писем.
• У вас нет гарантии их реального интереса, активности или действительности адреса электронной почты.

b. Связанные риски:

• Жалобы на спам
  • Получатели, которые никогда не соглашались получать ваши письма, могут нажать «Спам» сразу после получения.
  • Такие жалобы вредят вашей репутации отправителя и могут привести к блокировке кампаний интернет‑провайдерами.
• Высокий уровень отскоков писем
  • Купленные адреса часто бывают неточными, устаревшими или временными, что приводит к множеству жёстких отскоков (hard bounces).
  • Высокий уровень отскоков ухудшает ваш рейтинг доставляемости и может спровоцировать ограничения аккаунта для отправки писем.
• Блокировка аккаунта
  • Использование контактов без согласия обычно запрещено платформами для рассылок.
  • Аккаунты могут быть приостановлены или удалены, что предотвратит отправку любых будущих кампаний.

Конкретный пример:

Покупка списка из 10 000 адресов электронной почты, «заинтересованных в косметике», в интернете может показаться быстрым способом. На деле вы подвергаете бизнес риску жалоб на спам, массовых отскоков и серьёзных санкций, без реальной пользы в виде вовлеченности или конверсий.

Обратите внимание, что импорт покупных списков строго запрещен в systeme.io.

Совет: никогда не покупайте и не используйте списки третьих сторон. Стройте свою базу органически через:

• понятные формы на вашем сайте;
• подписки во время мероприятий или покупок;
• предложения бесплатного контента (руководства, электронные книги, рассылки).

Это гарантирует, что ваши контакты дали явное согласие, оптимизирует доставляемость и защищает вашу репутацию отправителя.

2. Списки, предоставленные третьей стороной (другой компанией или партнёром)

a. Контакты без доказательств согласия: юридический риск

Даже если некоторые списки контактов кажутся релевантными для вашего бизнеса или отрасли, важно понимать, что нет доказательств того, что они согласились получать ваши письма. Предполагаемый интерес контакта никогда не заменяет явное и добровольное согласие.

Основные риски:

• Юридическое несоответствие

• Отправка писем контактам без согласия является нарушением GDPR в Европе и нарушением законов об антиспаме в других странах.
• Штрафы могут включать значительные денежные санкции и юридические последствия для вашей компании.

• Риск для репутации отправителя

• Контакты без согласия с большей вероятностью пометят ваши письма как спам.
• Это ухудшает ваш рейтинг доставляемости, увеличивает количество отказов и может привести к блокировке или приостановке вашего аккаунта для рассылок.

• Отсутствие реальной вовлеченности

• Даже если в списке присутствует ваша целевая аудитория, предполагаемый интерес не гарантирует открытий или переходов по ссылкам.
• Такие контакты не будут способствовать показателям вовлеченности и рискуют снизить общую эффективность ваших кампаний.

Совет: никогда не отправляйте маркетинговые письма без доказательств согласия. Сосредоточьтесь на органическом сборе контактов через понятные формы, подписки на мероприятиях или предложения бесплатного контента.

Сохраняя запись с отметкой времени о согласии, вы обеспечиваете свое юридическое соответствие и оптимизируете доставляемость и вовлеченность.

3. Адреса, собранные через Facebook или другие социальные сети без явной формы подписки

a. Контакты из социальных сетей: будьте осторожны с согласием

Использование социальных сетей для сбора электронных адресов может показаться удобным, но важно понимать, что простая авторизация или взаимодействие не гарантирует согласие на получение ваших маркетинговых писем.

Ключевые моменты:

• Требуется явное согласие

• Даже если пользователь вошёл через Facebook, Instagram или другую соцсеть, это не означает, что он согласен получать ваши письма.
• Согласие должно быть добровольным, ясным и зафиксированным, согласно GDPR и лучшим практикам email‑маркетинга.

• Связанные риски

• Отправка писем контактам, собранным через соцсети без их согласия, подвергает вас риску:
  • жалоб на спам;
  • высокого уровня отскоков писем;
  • приостановки или блокировки вашего аккаунта для рассылок;
  • юридических санкций за несоответствие GDPR.

Конкретный пример:

• Извлечение адресов электронной почты участников события на Facebook с последующим автоматическим добавлением их в ваш список рассылки без их явного согласия — это практика с высоким риском.
• Эти контакты никогда не давали согласия на получение ваших писем, что делает отправку несоответствующей и опасной для вашей репутации.

Совет: чтобы безопасно использовать соцсети:

• предоставьте явную форму подписки, связанную со страницей или событием, с флажком для маркетингового согласия;
• храните журнал с отметкой времени о согласии для каждого контакта;
• никогда не добавляйте автоматически адреса, полученные из соцсетей, в ваши кампании без явной валидации.

4. Контакты, взятые из публичной базы данных или внешних сайтов

Даже если адрес электронной почты легко доступен публично (на сайте, в онлайн‑каталоге, в профиле LinkedIn), это не означает, что владелец адреса хочет получать ваши маркетинговые письма. Видимый интерес или публичность никогда не заменяют явное согласие.

Ключевые моменты:

a. Обязательное согласие

• GDPR и законы об антиспаме требуют, чтобы каждый контакт добровольно и явно согласился получать ваши маркетинговые сообщения.
• Адрес, найденный в интернете, не является согласием: отправка неавторизованного маркетингового письма считается спамом.

b. Связанные риски

• Жалобы на спам: письмо может быть помечено, что повредит вашей репутации отправителя.
• Высокий уровень отскоков: некоторые публичные адреса могут быть уже неактивны.
• Юридические санкции: в Европе отправка нежелательных писем может привести к крупным штрафам за нарушение GDPR.

Конкретный пример:

• Копирование адресов профессионалов с LinkedIn, онлайн‑каталогов или сайтов и добавление их в ваш список рассылки без их явного согласия является рискованным и несоответствующим.
• Даже если эти контакты релевантны вашей отрасли, их согласие не было получено, что может привести к проблемам с доставляемостью и юридическим последствиям.

Совет: чтобы безопасно использовать контакты из публичных источников:

• предоставьте понятную и добровольную форму подписки на вашем сайте или через первоначальное вступительное письмо;
• никогда не добавляйте автоматически адреса, извлечённые из LinkedIn или каталогов, в ваш маркетинговый список;
• храните журнал с отметкой времени о согласии, чтобы доказать, что каждый контакт согласился получать ваши письма.

5. Внутренние списки сотрудников, отправляемые через внешнюю маркетинговую платформу

Письма, предназначенные для сотрудников или внутренние коммуникации, должны оставаться в инструментах, предназначенных для внутреннего использования, и не должны отправляться через публичные платформы email‑маркетинга.

Ключевые моменты:

a. Почему не следует использовать внешнюю маркетинговую платформу

• Платформы для рассылок, такие как systeme.io, предназначены для управления внешними маркетинговыми письмами с жёсткими правилами относительно согласия и отписок.
• Отправка внутренних писем через такие инструменты может вызвать проблемы, связанные с ссылками для отписки, которые обязательны и неуместны во внутреннем контексте.
• Письма, отправленные сотрудникам через маркетинговую платформу, могут быть восприняты спам‑фильтрами или внутренней политикой компании как злоупотребление.

b. Связанные риски

• Путаница для получателей: они могут по ошибке нажать на ссылку для отписки, прервав получение важных сообщений.
• Несоответствие внутренним правилам: некоторые компании запрещают использование внешних маркетинговых инструментов для внутренних коммуникаций.
• Воздействие на репутацию отправителя: если ваш домен используется для несоответствующих внутренних писем, это может повредить доставляемости ваших внешних кампаний.

c. Лучшие практики

• Используйте инструменты, предназначенные для внутренней коммуникации: профессиональные почтовые клиенты (Outlook, Google Workspace), мессенджеры (Slack, Teams), интранет или внутренние рассылки.
• Если необходимо отправить маркетинговое сообщение сотрудникам для тестов или промо‑акций, создайте отдельный внутренний сегмент и используйте защищённые, подходящие каналы.

Совет: чтобы чётко разделить внутренние и внешние коммуникации, поддерживайте два отдельных списка:

• внешний маркетинговый список для ваших согласившихся подписчиков и клиентов;
• внутренний список для сотрудников на соответствующих внутренних инструментах.

Такое разделение защищает вашу репутацию отправителя и предотвращает проблемы, связанные с юридическими обязательствами или спам‑фильтрами.

III. Случаи, требующие проверки в зависимости от контекста

1. Контакты, с которыми вы долго не взаимодействовали

Даже если ранее полученное согласие всё ещё действительно, контакт может не помнить вас или причину, по которой он согласился получать ваши сообщения. В этом случае существует риск, что он пометит ваши письма как спам, что может повредить вашей доставляемости.

Рекомендуемое решение: перед возобновлением регулярных рассылок мы рекомендуем отправить письмо с переподтверждением. Например, вы можете вежливо спросить: «Хотите ли вы продолжать получать наши обновления?». Это позволит контактам подтвердить свой интерес и обеспечит соблюдение лучших практик в отношении согласия и требований GDPR.

2. Списки от агентства или партнёра

Необходимо убедиться, что каждый контакт в вашем списке дал явное согласие на получение ваших сообщений. Отправка писем людям без явного согласия может не только навредить вашей репутации, но и подвергнуть вас риску несоответствия действующему законодательству, такому как GDPR.

Рекомендуемое решение: прежде чем отправлять какие‑либо письма, убедитесь, что вы можете предоставить доказательства подписки для каждого контакта, особенно если список используется от их имени. Эти доказательства могут быть представлены в виде заполненной формы, письма с подтверждением или любой другой записи, подтверждающей добровольное согласие контакта на получение ваших сообщений.

3. Списки, собранные оффлайн (визитки, опущенные в боксы в магазине, выставки, мероприятия)

Такие списки контактов можно использовать в ваших кампаниях, но они представляют повышенный риск, если согласие не было полностью явным или задокументированным. В случае спора или аудита вы должны уметь доказать, что каждый контакт добровольно согласился получать ваши сообщения.

Рекомендуемое решение: систематически сохраняйте дату и контекст сбора для каждого контакта, например: заполненная форма, кампания или конкретное действие, приведшее к подписке. Такая практика позволяет подтвердить согласие и снизить риски, связанные с отправкой маркетинговых писем.

4. Отправка опросов или различной информации вашим клиентам

Если контакт явно дал согласие на связь по электронной почте, использование его адреса в ваших кампаниях соответствует лучшим практикам и требованиям.

В противном случае необходимо явно запросить такое согласие перед включением их в кампании. Такой подход гарантирует уважение к пожеланиям контакта и соблюдение законодательных требований к email‑маркетингу.

Лучшие практики:

• Всегда получайте явное согласие перед добавлением человека в список рассылки.
• Включайте понятную ссылку для отписки в каждом сообщении, чтобы контакт мог легко отказаться от подписки.
• Избегайте покупки списков или использования списков третьих сторон без доказательства согласия.
• Переподтверждайте старые или неактивные адреса перед повторной отправкой, чтобы снизить риск жалоб и улучшить доставляемость.