Как осуществить миграцию без вреда для доставляемости ваших писем?

В процессе переноса ваших контактов в systeme.io необходимо следовать нескольким ключевым шагам для обеспечения плавного перехода с внешнего автораспространителя. Это включает в себя применение лучших практик в технической настройке, соблюдение правовых норм (особенно в отношении GDPR) и маркетинга.

1. Подготовка и аудит вашей текущей базы данных

Хорошо подготовленный список необходим для успешной миграции. Вот начальные шаги, которые нужно выполнить:

• Экспортируйте ваши контакты в формате CSV.

• Проверьте доступную информацию: имя, фамилия, адрес электронной почты, статус (подписан, отписан), дата регистрации, теги и т. д.

• Сегментируйте ваши контакты на основе вовлеченности (активные/неактивные), чтобы избежать импорта устаревших адресов электронной почты.

• Идентифицируйте недавнюю активность: если вы недавно отправляли письма, сосредоточьтесь на контактах, которые открывали ваши сообщения в последние 30, 60 или 90 дней.

2. Очистка базы данных перед импортом

Когда ваш список должным образом отсортирован, крайне важно обеспечить качество адресов электронной почты, которые он содержит.

Вот рекомендуемые лучшие практики:

• Удалите дубликаты, неактивные или недействительные адреса.

• Используйте фильтры в вашем предыдущем инструменте email, чтобы очистить список. Если такие фильтры недоступны, используйте службу верификации email, чтобы избежать рисковых адресов (жесткие отказы, спам-ловушки и т. д.).

• Сохраняйте доказательства согласия (opt-in); наша команда может запросить их.

• Соблюдайте статусы контактов: не активируйте повторно отписанные или неактивные контакты.

• Убедитесь, что теги и сегменты правильно назначены.

Примечание: Вы можете импортировать отписанных контактов в ваш аккаунт systeme.io. Им автоматически будет присвоен статус "отписан" и они не будут получать никаких сообщений через платформу.

Также важно импортировать только тех контактов, которые явно согласились получать ваши письма, чтобы соответствовать требованиям GDPR и сохранять вашу доставляемость.

3. Импорт контактов студентов из ваших курсов:

Если вы импортируете контакты, которые участвовали в ваших курсах, но не получали от вас писем в последнее время, процесс импорта должен быть постепенным.

Каждый раз, когда контакт добавляется в курс в вашем аккаунте systeme.io, автоматически отправляется письмо с ссылкой на вход для доступа к области их курса.

Чтобы предотвратить резкий рост отказов из-за неактивных адресов, настоятельно рекомендуется постепенная загрузка.

4. Прогрев вашего отправительского адреса или домена

При переключении email-провайдера необходим процесс прогрева. Это включает в себя постепенное обучение почтовых провайдеров распознавать и доверять вашему новому поведению отправки, что помогает вам поддерживать хорошую репутацию отправителя и избегать попадания в спам-папки.

Мы объясняем причины этого на этой странице помощи.

Ключевые шаги прогрева:

• Начните с отправки писем вашим самым вовлеченным контактам.

• Постепенно увеличивайте объем отправляемых писем каждый день.

• Избегайте отправки больших партий сразу, так как это может вызвать блокировки или фильтрацию спама со стороны провайдеров.

Тесты и последующие действия после миграции

• Отправляйте тестовые кампании на небольшие сегменты.

• Контролируйте ключевые показатели: уровни открытий, кликов, жалоб на спам и возвратов.

• Избегайте повторных активизационных кампаний для неактивных контактов в начальный период.

• Корректируйте ваше содержание или настройки доставляемости при необходимости.

Давайте рассмотрим пример прогрева списка из более чем 5,000 контактов (также известного как прогрев email).

Этот шаг важен для обеспечения хорошей доставляемости после миграции или смены инструмента отправки. Он включает в себя постепенную отправку писем вашим контактам для установления надежной репутации отправителя у основных почтовых провайдеров (Gmail, Outlook и т. д.).

Цель: предотвратить попадание ваших писем в спам или их блокировку провайдерами, начиная с наиболее вовлеченных подписчиков.

Пример плана прогрева для списка из более чем 5,000 контактов:

Этот процесс важен для обеспечения высокой доставляемости после миграции. Он помогает создать надежную репутацию отправителя у основных почтовых провайдеров, таких как Gmail, Outlook и т. д.

Цель: избегать фильтров спама и блокировок со стороны провайдеров.

Предложенный план прогрева на 7-14 дней:

• Дни 1–2: Отправьте 500 высоко вовлеченным контактам (открывали/кликали за последние 30 дней).

• Дни 3–4: Увеличьте до 900 контактов, все еще высоко вовлеченные.

• Дни 5–6: Отправьте 1,500 контактам, включая частично вовлеченные (открывали в последние 60 дней).

• Дни 7–9: Отправьте 2,500 - 4,000 контактам, включая умеренно активных пользователей.

• Дни 10–14: Отправьте на весь список, исключая долгое время неактивные адреса.

Вот другой формат прогрева:

5. Лучшие практики во время прогрева

a. Приоритизация ваших самых вовлеченных контактов

Начинайте отправку email с контактов, которые недавно открывали или кликали по вашим письмам.

Это отправляет положительный сигнал провайдерам интернет-услуг (ISP), генерируя высокие уровни открытий и кликов.

Используйте динамические сегменты, такие как "Открыто / "Кликнуто" за последние 30, 60 или 90 дней.

b. Создавайте качественный контент

Качественный контент напрямую улучшает вашу доставляемость.

Следуйте этим ключевым рекомендациям:

• Используйте персонализированные и привлекательные темы письм.

• Включайте четкие и отслеживаемые ссылки.

• Избегайте элементов, часто отмечаемых как спам:

  • Чрезмерное использование заглавных букв в теме письма.

  • Слишком многообещающее или чрезмерно рекламное содержание.

  • Ненужные вложения.

  • Специальные знаки или символы в заголовках.

c. Мониторинг ключевых показателей

Внимательно следите за показателями эффективности ваших кампаний:

• Уровень открытий: > 20% считается хорошим средним значением.

• Коэффициент кликов: > 2%, в зависимости от типа кампании.

• Уровень отказов: < 2%.

• Уровень жалоб на спам: < 0.1%.

d. Удаление проблемных адресов

Регулярно очищайте свой список, удаляя неактивные контакты, чтобы поддерживать высокое качество списка.

Удалите все контакты, которые не проявляли активности (без открытий или кликов) более 6 месяцев.

На systeme.io у вас есть два варианта для этого:

• Вручную

• Автоматически

e. Аутентификация ваших отправлений

• Убедитесь, что SPF, DKIM, и DMARC правильно настроены для вашего домена. (Этот шаг включен в процесс миграции данных, если вы не решили заниматься этим самостоятельно).

• Используйте выделенный адрес отправителя (например, news@yourdomain.com).

• Создайте учетную запись Google Postmaster Tools.

Ваш успех — наш приоритет. В systeme.io мы постоянно следим за доставляемостью ваших писем и непрерывно совершенствуем наши услуги, чтобы максимально увеличить ваши результаты.

Мы предоставляем вам специальную службу поддержки по доставляемости, доступную 7 дней в неделю. Не стесняйтесь обращаться к нам, если потребуется; наша команда здесь, чтобы поддержать вас.

Бонус: Рекомендуемые инструменты

• Инструменты верификации email: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.

• Мониторинг доставляемости: GlockApps, Mail-Tester и Postmaster Tools (Gmail).